Skal I vælge rengøringsfirma til virksomheden, er det fristende at lægge tre tilbud ved siden af hinanden og tage det billigste. Men et rengøringsfirma får nøgler til jeres lokaler, kommer der, når ingen andre er der, og har stor betydning for, hvordan kunder og medarbejdere oplever arbejdspladsen. Det er en samarbejdspartner – ikke bare en vare.
Den gode nyhed er, at det ikke er svært at finde ud af, om et firma er seriøst. Det kræver blot, at I stiller de rigtige spørgsmål, før I skriver under. I denne guide får I spørgsmålene, der gør det nemmere at vælge rengøringsfirma – og de svar, I bør forvente at få.
Guiden er skrevet til virksomheder, kontorer og institutioner i Holstebro og omegn, men spørgsmålene gælder lige så godt i Herning, Struer eller Ringkøbing.
Før I indhenter tilbud: få styr på jeres behov
Tilbud kan kun sammenlignes, hvis firmaerne regner på det samme. Brug derfor en halv time på at beskrive, hvad I har brug for, før I kontakter nogen:
- Hvilke lokaler skal med – kontorer, mødelokaler, køkken, toiletter, reception, lager?
- Hvor ofte skal der gøres rent, og er der rum, der skal have mere end andre?
- Hvornår må rengøringen ske – før arbejdstid, i løbet af dagen eller efter lukketid?
- Hvad skal ikke med, fx opvask, påfyldning af papir og sæbe eller vinduespolering?
Er I i tvivl om frekvensen, kan I læse vores guide om, hvor ofte kontoret skal gøres rent.
Spørgsmål 1–3: er firmaet i orden?
Start med det formelle. Det tager få minutter og frasorterer de fleste problemer.
1. Har I CVR-nummer og momsregistrering?
Slå firmaet op i CVR-registret på virk.dk. Her kan I se, hvornår virksomheden er stiftet, hvem der ejer den, og om den er aktiv. Rengøring er momspligtig, så fakturaen skal være med moms.
2. Hvilke forsikringer har I?
Har firmaet ansatte, er arbejdsskadeforsikring lovpligtig. Spørg også til erhvervsansvarsforsikring, og hvad den dækker, hvis en medarbejder kommer til at ødelægge noget hos jer – ikke alle policer dækker ting, firmaet arbejder med. Bed om at se dokumentation – det er helt almindeligt at spørge.
3. Hvem kommer ud hos os – og hvordan er de oplært?
Spørg, hvordan nye medarbejdere bliver oplært, og hvordan de bliver introduceret til netop jeres lokaler og jeres ønsker. Hør også, om firmaet selv står for rengøringen, eller om dele af opgaven bliver givet videre til andre. I skal vide, hvem der har adgang til jeres bygning.
Spørgsmål 4–6: hvordan foregår rengøringen?
4. Kommer I og ser lokalerne, før I giver et tilbud?
Et seriøst tilbud på erhvervsrengøring bygger på en besigtigelse. Det er den eneste måde at vurdere gulvtyper, inventar, trafik og særlige behov på. Får I en fast pris pr. kvadratmeter over telefonen, så spørg, hvad den bygger på.
5. Får vi en rengøringsplan?
Bed om en skriftlig plan, der beskriver, hvad der gøres hvor og hvor ofte. Den gør det tydeligt for begge parter, hvad I betaler for, og den er grundlaget, hvis der senere opstår uenighed om kvaliteten.
6. Er det de samme medarbejdere hver gang?
Faste medarbejdere lærer jeres lokaler at kende, ved hvor tingene står, og opdager hurtigere, hvis noget er anderledes. Spørg også, hvad der sker ved sygdom og ferie: Hvem dækker, og bliver vikaren sat ind i opgaven?
Spørgsmål 7–8: kvalitet og opfølgning
7. Hvordan kontrollerer I kvaliteten?
Spørg, hvordan firmaet følger op – fx med faste kvalitetsbesøg, stikprøver eller et kontrolskema. Det vigtigste er, at der er en fast metode, og at I får resultaterne at se.
8. Hvem kontakter vi, hvis noget ikke er i orden?
I skal have én fast kontaktperson med navn og telefonnummer, og det skal være klart, hvor hurtigt en fejl bliver rettet. Et godt samarbejde handler ofte mindre om, at der aldrig sker fejl, og mere om, hvor hurtigt de bliver løst.
Spørgsmål 9–10: aftalen og prisen
9. Hvad står der i kontrakten?
Læs aftalen igennem, før I skriver under. Den bør som minimum beskrive opgaverne og frekvensen, tidspunkter, pris og prisregulering, opsigelsesvarsel, og hvem der leverer rengøringsmidler, sække og forbrugsvarer. Spørg også til håndtering af nøgler og alarmkoder, og om medarbejderne har tavshedspligt om det, de ser hos jer.
10. Hvad er med i prisen – og hvad koster ekstra?
Sammenlign tilbuddene på indhold, ikke kun på slutbeløb. Er vinduespolering, tæpperens eller hovedrengøring en del af aftalen, eller bliver det faktureret ved siden af? Vi har samlet de vigtigste faktorer i artiklen om, hvad der påvirker prisen på erhvervsrengøring.
Miljø og indeklima: spørg til midlerne
De rengøringsmidler, der bliver brugt hos jer, påvirker både indeklimaet og de medarbejdere, der gør rent. Spørg, om firmaet bruger miljømærkede produkter, fx med Svanemærket eller EU-Blomsten, og om der er parfumefrie alternativer, hvis nogen hos jer er sensitive over for duft. Bruges der desinfektionsmidler, skal de være godkendte og bruges efter anvisningen.
Vælg rengøringsfirma med en prøveperiode i tankerne
Når I har fundet et firma, der svarer godt på spørgsmålene, så aftal et opfølgningsmøde efter de første par måneder. Her kan I justere planen, hvis nogle rum har brug for mere eller mindre, og I får sagt det højt, hvis noget ikke fungerer. Det giver et bedre samarbejde end at vente, til utilfredsheden har bygget sig op.
Hos Holstebro Rengøring starter vi altid med en gratis besigtigelse, laver en skræddersyet rengøringsplan og følger løbende op på kvaliteten. Læs mere om vores erhvervsrengøring i Holstebro og omegn, eller kontakt os for et uforpligtende tilbud – så tager vi gerne en snak om, hvad jeres virksomhed har brug for.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad skal man tjekke, før man vælger et rengøringsfirma?
Tjek CVR-nummer og momsregistrering på virk.dk, spørg til arbejdsskade- og erhvervsansvarsforsikring, og hør, hvem der kommer ud hos jer, og hvordan de er oplært.
Skal et rengøringsfirma se lokalerne, før det giver et tilbud?
Det bør det. En besigtigelse er den eneste måde at vurdere gulvtyper, inventar og særlige behov på, så tilbuddet passer til opgaven.
Hvordan følger man op på kvaliteten af rengøringen?
Aftal en fast metode med rengøringsfirmaet, fx kvalitetsbesøg, stikprøver eller et kontrolskema, og hold et opfølgningsmøde efter de første par måneder, hvor planen kan justeres.
Hvad bør en rengøringsaftale indeholde?
Opgaver og frekvens, tidspunkter, pris og prisregulering, opsigelsesvarsel, hvem der leverer midler og forbrugsvarer, samt aftaler om nøgler, alarmkoder og tavshedspligt.
